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外贸企业管理 提升执行力是重中之重!

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有一句话,出来混总是要还的,牛皮吹的太大总是要破的!虽然放话出来的时候信心满满,并不认为是吹牛,但是你说了,却没有做到,在别人看来,就是吹牛了!

好吧,我承认,到现在的事实证明我吹牛了!

我吹的牛是什么?我要把拓博做成The Leader Of Food Machinery!

我吹的牛是,只要员工们按照我所说的认真执行,前途一片光明。

我吹的牛是,我推行的标准化文件和工作方法,绝对可以让一个员工迅速提升!

可是,我还是打算继续把这个牛吹下去,直到他变成现实!因为,我们的定位没错,思路没错,错在实施阶段,错在管理,错在用人!

其实写完这几个错之后,基本上否定了我这一年的工作了,既然是要反思,要警示,就全盘否定好了!

可是我偏偏又是一个不服软,固执己见的人,有几个问题已经是明摆的了,我会很肯定,很坦然的拿出来反思,祭奠,有几个问题还是要写出来,跟有经验的管理者探讨。

没人喜欢拿自己的事情天天出来说,写出来,只是因为有些疑问在心里自己无从解决,希望能够得到一些引导和捋顺。谢谢各位!

先说一句吧,这是后来加进去的,我前后带过三个团队,现在是第三个,前两个,一个是做供水设备,一个是做化工(第一次创业),都非常好,这两个团队我总共呆了九年,管理经验自问还是不欠缺的。但是面对着全新的领域,全新的人,有点小迷茫,想听听各位高见!

第一,管理的尺度问题

作为新公司,面对着新人,要创造一个好的环境,就千万不要相信什么自觉性,那是很扯淡的东西。

你可以人性化,但是一定是要有严格规章下的人性化。

人都有惰性,而制度松散是对惰性的放任,之所以有制度,就是因为人的本性中有太多负面的东西,如果任由这些东西发展,只会毁掉一个员工,当然也会带坏一个环境。

一个人由严格的环境适应松散的环境并不是很难,难的是舒服自由习惯了,突然要受管制,心里难免犯别扭,所以一上来就应该是严格的规章制度,规范每一个人的行为。

这个方面是2014年的最大失误,相信人性化可以感化他们,提供了几乎是最好的条件,依靠他们的积极性来推进事业的进展。这个直接带来的后果是后期的很多政策,或者好的方法无法切实的推广,总是有那么一些人在偷懒。虽然大部分人是愿意做好的,但是惰性的影响,还是会减弱战斗力!

这是一个很有意思的现象,很多员工,这里不光说我公司,都觉得自己很用功了,实际上,那是没有压力的用功,惰性总是在不经意中拿走很多时间,加上没有压力的作用,很多人就不会做规划,没有规划的忙碌,效率往往很低下!

好在,在下半年,制度化开始慢慢的推进,当然这个时候必然带来一定的负面影响,员工会认定管理层对他们的工作不满意才会高压,很多敏感的员工就会难以调节;而原来偷懒的员工就会想办法钻空子,或者找机会离开;

但是无论从任何角度来看,制度化都是一个好的方向,可惜,制度制定之后,要执行,要后期观察,要有最终的考核,这一方面又有了失误。

第二,管理的流程缺失,管理人员工作不到位,执行力缺失

后期的管理制度是很好的,真正的考虑到了施加压力又能保证员工的权利,保证了人性化。

制度,不光是包括管理制度,还包括了培训制度,例如公司一直做推行,也被很多公司所推崇的标准化文件。这套标准化文件我倾注了大量的心血,一点点地结合着行业特点整理而成,这些文件已经被无数人所证明是行之有效的!

整理完成,打印装订,执行。

一开始大家也是干劲十足,但是这些文件也是一些方法的集合而已,不可能是神丹妙药,立竿见影。当大家执行过程中遇到了障碍,或者执行了几次不成功的时候,内在的动力就会慢慢的减退。

这个在意料之中,新人,很多方法都不会用,或者使用不当,并不代表他们不尽力,当他们尽力了,却发现没什么效果的时候,自然会产生一定的怀疑,也就是执行力里面所说的内在动力开始减退,这个时候需要一个外在的推进力。

何为外在的推荐力,说白了就是标准化的后期跟踪与考核!

这个就是管理的流程,制度的制定,制度的实施,制度的后期反馈与考核!

我是制定者,我却没有精力去推动实施,更没有精力进行后期的考核,于是我设定了两个主管去监管。

问题来了,这两个主管都出现了问题,一个私事太多,没有精力保障,另外一个经验不足,而且性格方面缺陷严重:软弱!

于是我开始给他们两个各种培训,各种培养,各种手把手的教,希望能够撑起来,事与愿违!

究其原因还是我个人的问题,上半年,我可以保证每天在公司呆10多个小时,发现问题,马上解决,自己可以进行所有的管理环节;可惜下半年精力开始分散,其实也受到了很多管理理论的影响,放权!

放权过早,把压力给了没有能力执行任务的主管身上,信任变成了重压,虽然她也很努力,还是无法做到全面细致。

这个情况的出现,直接造成了执行力的退化,为了照顾到小主管的权力,即使我发现了问题也不能直接干预,只是告诉主管,让她处理,可惜她的管理经验实在是致命伤。

于是各个方面都在掉链子,等我打算收的时候,春节到了,各种琐事,各种要债,终于,只需要一个导火线就可以让全局丧失了。

第三,人员的选用标准

其实我始终坚持一种理念,没有不合适的员工,只有不合适的管理和制度!

所以,我招聘的时候全部选择了新人。很多人说我选择新人是害怕有经验的人了解了产品自己做,我想说的是,我从来都不怕,有那么好做,到处都是老板了。

只是希望有这么一帮人能够彻底的贯彻我的思路,我的方法。就如同一张白纸一样,我可以随便写,如果是写满了字,我还要想尽办法去抹掉!

于是到位后,我开始按照自己的思路进行过各种培训,产品知识,外贸知识,相关知识,甚至有宗教方面的专门培训,我可以时时刻刻在的上半年,发展非常迅速,我们会骄傲的说,我们用了半年走完了别人一年甚至更多时间走完的路。

问题出现了,发展的迅速带来了大量的客户,有几个月内,公司的客户是其他的任何公司的客户的好多倍,很多工厂都会主动打电话找我们,合作的工厂都会很诧异,怎么会有这么多客户。我开始忙碌,忙碌于业务,因为没人能够主谈。

业务忙起来,自然会忽略掉其他的方面,于是大局丢掉了,培训减少了,沟通减少了,每个人闷头于自己的邮件和业务。

客户多了,邮件多了,问题自然也就多,不能及时解决就开始累积,而我被客户忙的团团转,没人能够具体的解决问题。一些问题可能会直接决定订单的走向,他们的挫败感就会越来越强烈,茫然和盲目感也会与日俱增,那么的努力,却没有好的结果,心会冷,会越来越沉默!当然压力也会越来越大,萌生退意!

总结了经验和教训:

如果打算使用新人,就要手把手带,要做好持久战的准备,一年,甚至两年,直到他们可以独当一面;

如果时间不充足或者自身不具备外贸实战的培训能力,趁早不要有这个念头,找有经验的人吧!

第四,股东的分工问题

公司的股东,都是经验十足的高手。可是大家可能发现怎么忙来忙去都是我,这里存在了一个问题,就是分工的问题。

一开始我们的分工很明确的,一个人负责外联,跑工厂,拿价格,做采购,顺便呢学习技术;我负责内部管理,负责整体运营,业务谈判;另外一个呢,负责细节管理,例如员工的情绪问题解决,日常工作问题的解决,公司规章制度的落实推动与考核。

可是实施起来,问题来了,因为各种原因,另外的另个人都很难到位,我做了自己分内事的同时,也完成了他们的各种事务,这是在一开始业务不忙的时候,后来客户多起来的时候,各种问题就浮现了,我在办公室,没人谈客户,我谈客户,没人盯日常工作。

无意指责任何人,因为主动权在我这里。我作为主要负责人,应该分配他们工作,推动他们的行动,可是我没有。我应该负主要责任。

我认为良性的发展应该是这样的:虽然有主要负责人,但是只要划分了职权范围,就应该主动去执行,因为大家都是股东,公司是自己的,不需要外人去推动你的工作!

同样也要建立问责制,设定绩效,在内部范围内考核。这方面,我们始终没有做到,直接造成了工作衔接的困难,管理环节的缺失。

第五,资金问题是导火线

这个似乎不需要多说,做企业的人都知道这个概念.

2014年是神奇的一年,神奇的是大量的资金在同一时间被“套牢”:内销方面欠债不还,外贸方面客户出状况(例如老客户的车祸);流动资金又被一些其他的原因所消耗。

直接导致了资金量锐减,甚至拖欠工资!

大家来打工就是赚钱的,不发工资谁会有心思工作呢?

其实本来是有意借助迟发工资来让大家体会一下延迟所带来的痛楚,甚至可以借机做一下人员的遴选,可惜还是沟通没有做好,没有一个人可以挡在我的身前做黑脸,直接带来了大量的负面情绪。

情绪总是在积累,是要爆发的。

第六,沟通缺失,员工不安全感逐渐增强

一开始,培训较多的时候,大家经常做下来会有很多机会沟通,很多话说开了就没有问题。后来大家都忙了,邮件增多,报价增多,接待客户增多,很难得再有机会坐下来说说话,隔阂加深,尤其是对于公司的一些走向越来越迷茫,制度不再有专人解释,也有了很多的抵触情绪。

这个问题,曾经下大力气整顿过,增加大家坐下来沟通的机会,增加公司管理层和员工通气的机会,可惜,还是执行力的问题。当然当时推进这个事项的管理有足够的理由,客户实在是太多了,根本没时间!

所以,例会要有,不需要让会议成为负担,但是一个星期也要有几次例会,让员工知道公司最近怎么想,让管理之道员工最近怎么想,第一时间解决疑难,轻装上阵。

2014年的可取之处肯定要继续:

1.把我的时间最大化,为新人们第一时间解决问题,身先士卒,手把手带着他们成长成熟

2.继续推行标准化,傻瓜化

3.继续完善产品的FAQ文件和外贸问题的FAQ文件

4.保持完善而顺畅的沟通

整个2014年我都是在边走边看,边思考,边调整,也前前后后写过很多篇文章,现在看来,写的都在点子上,也提出了解决方法,可惜,致命伤出现:没人去推动执行!

所以,总结来总结去,根源在于管理,管理的环节没有做完整,规则制定,制度推行,后期反馈与考核,缺一不可,没有制度,就如同说的第一个问题,放任松散战斗力差;有了制度不推行,制度就失去了意义;没有反馈与考核,推行就会打折扣,就会出现应付,拖延!

所以,2015年,提升管理的执行力是重中之重!

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